Transformação Digital
Gestão Documental
A Gestão Documental refere-se ao gerenciamento ordenado de documentos desde a sua criação até o seu arquivamento ou descarte. Sua missão é assegurar a eficiência no acesso às informações, a preservação dos documentos necessários e relevantes, à segurança e a conformidade com a legislação vigente.
Com políticas e procedimentos bem estabelecidos, a Gestão Documental garante que os documentos independente do suporte de registro da informação, se analógico ou digital, sejam armazenados de maneira organizada, facilitando sua recuperação e preservação, além de otimizar os recursos da organização.
Digitalização de Documentos
Conjunto de procedimentos que possibilita a conversão de documentos analógicos em digitais, permitindo um acesso mais rápido e seguro às informações. São etapas do processo: preparação, captação, indexação, controle de qualidade, assinatura eletrônica, extração de dados, entre outras. É possível a conversão de documentos em papel, livros, fotografias, negativos de filmes, fitas VHS, K7 ou outros formatos analógicos em arquivos digitais, compartilhados e protegidos.
A digitalização ajuda a reduzir o espaço físico necessário para armazenamento, além de melhorar a eficiência e a sustentabilidade das operações. O principal instrumento legal que rege a digitalização é o Decreto 10.278/2020.
Instrumentos Arquivísticos
Instrumentos Arquivísticos são ferramentas e documentos usados na gestão de arquivos, auxiliando na organização, descrição, preservação e recuperação da informação. Exemplos desses instrumentos incluem planos de classificação, tabelas de temporalidade, guias, inventários e índices. Eles ajudam a assegurar que os documentos sejam gerenciados conforme suas características e valor, proporcionando um controle eficiente e facilitando a tomada de decisões sobre a conservação ou eliminação de documentos.
Os principais instrumentos arquivísticos são o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos.
